Chi fa che cosa? Un tema sempre attuale.

Nelle aziende di dimensioni medio/piccole, conoscere puntualmente ruoli e mansioni dei collaboratori è questione tanto importante quanto sottovalutata.

Molto spesso si assume, si forniscono al nuovo entrato indicazioni sommarie sul suo lavoro e lo si affida al mare magno dell’azienda, con la speranza che impari e si renda utile al più presto. Per aiutare il nuovo arrivato a trovare l’incastro giusto nei meccanismi aziendali qualche volta c’è un tutor, ma spesso no.
Il gap tra quello che ci si aspetta che faccia e quello che lui capisce di dover fare a volte è drammatico e ci si mette tempo ed energie, a volte molte, a cercare di allineare le reciproche aspettative. I fallimenti sono all’ordine del giorno e assumono il nome di dimissioni ( i millennials, specialmente, non perdonano) o di autocritiche: “…ho sbagliato ad assumerlo…”

La situazione poi è molto frequente nelle aziende giovanissime, - in cui le esigenze produttive della partenza travolgono tutti i formalismi (il nostro ultimo caso) -, nelle piccole destrutturate in cui tutti fanno un po’ di tutto, e in quelle “vecchie” in cui i collaboratori storici si sono disegnati ruoli su misura e le cose funzionano per abitudini organizzative ormai consolidate e non formalizzate in alcun modo.
Al di là della confusione organizzativa, di gran lunga la peggiore, le altre ricadute negative sono tantissime: i disallineamenti contrattuali e retributivi, con persone che fanno le stesse cose ma sono inquadrate e pagate diversamente; i disallineamenti rispetto al mercato, laddove non sapere cosa fa il proprio collaboratore significa non attribuirgli il job title corretto e quindi non sapere chi cercare sul mercato; l’impossibilità di avere organigrammi effettivamente rispecchianti i corretti assetti interni aziendali; l’impossibilità di affrontare serenamente una vertenza con un collaboratore; etc. etc.

Anche recentemente abbiamo affrontato questo tema: un’azienda molto giovane, con mansioni ad elevata specializzazione, in cui dopo un recruiting velocissimo e dopo frequenti spostamenti interni per far fronte alla veloce crescita era necessario rifare ordine nei ruoli, negli inquadramenti e negli equilibri retributivi.
Una classica job analysis eseguita a partire dalla comparazione tra quanto descritto nei contratti di assunzione e le mansioni effettivamente svolte dai singoli lavoratori. Poi le interviste, la job descrition, i mansionari… Grazie a questa attività abbiamo suddiviso i lavoratori in macroaree sulla base della prestazione lavorativa svolta da ciascuno e valutato, naturalmente in relazione al ccnl, se la retribuzione e livelli erano corretti o dovevano essere modificati.

Ciò ha permesso, infine, di ritoccare l’organigramma che, adesso, rappresenta fedelmente la realtà aziendale e che permette di avere un’organizzazione più efficiente. Una volta definiti i documenti è stata organizzata una riunione con i collaboratori per illustrarne i contenuti.

La redazione accurata di detta documentazione consente alla società, non solo di tenere sotto controllo la struttura reale dell’azienda e le mansioni svolte da ciascuno dei suoi collaboratori, ma anche di selezionare i futuri candidati avendo già prestabilito le caratteristiche che il candidato deve possedere per entrare in azienda, facilitando l’individuazione del livello corretto da applicare al nuovo ingresso nonché la definizione di un piano di formazione e di un eventuale percorso di carriera.